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La construction d'un tableau de bord est souvent chronophage et peut paraître complexe pour toute organisation qui ne s'est pas déjà prêtée à l'exercice.
Ci-dessous, vous trouverez 7 questions primordiales que vous devez vous poser avant de débuter la création de votre dashboard.
1 • Quelle information est vraiment importante pour mon activité de demain ?
Il est nécessaire, dans le cadre de la réalisation d’un tableau de bord, de se concentrer sur l’essentiel. On est toujours tenté de vouloir intégrer un maximum de KPIs, de données et de fonctionnalités à son nouveau dashboard. Cependant, il est primordial de garder en tête qu’il sera toujours possible d'imaginer de nouvelles itérations dans le futur et ainsi de mettre en place de nouveaux indicateurs une fois la première version mise en ligne. Identifiez les KPIs nécessaires pour la réalisation de vos objectifs à court terme et intégrez les en priorité à votre projet.
2 • Quels sont mes KPIs essentiels ?
Les KPIs sont la base des tableaux de bord. L'utilisateur final doit avoir sous les yeux les indicateurs permettant de prendre des décisions justes et éclairées. Sans KPIs, le tableau de bord peine à rendre sa pleine performance.
3 • Quelles sont les actions à mettre en œuvre ?
La question des actions permet d'envisager les KPIs sous un autre angle. Au lieu du "Pourquoi", nous nous interrogeons sur le "Comment". Cette approche permet de ne pas oublier de KPI important dans la construction de l'interface. Si vous souhaitez intégrer au dashboard un KPI primordial, interrogez-vous sur sa source de donnée ainsi que sur sa construction : quels calculs devront-être mis en œuvre ? Où les données sont-elles disponibles ? Cela devrait vous permettre de lister l'ensemble des actions nécessaires à la réalisation de votre tableau de bord.
4 • Qui est responsable ?
Cette question est bien entendu à se poser pour n'importe quel projet, pas seulement pour la réalisation d'un tableau de bord. Il s'agit toutefois ici d'identifier à la fois les personnes responsables de chaque set de données, puis la ou les personnes qui seront responsables de la tenue du dashboard une fois mis en ligne. L'objectif est de pouvoir obtenir des réponses rapides à toute question ou toute anomalie concernant les données intégrées au dashboard.
5 • Quels sont les objectifs précis ?
Cette interrogation rejoint la notion de hiérarchie. Bon nombre de managers doivent faire face à leurs KPIs mais aussi à ceux de leur direction. Il est donc primordial de prendre en compte la notion de partage pour la constitution du tableau de bord, surtout quand celui-ci a pour vocation d'être mis à disposition de plusieurs groupes de personnes.
6 • Quelles sont les alertes indispensables ?
La grande majorité des KPIs peut comporter un seuil d'alerte. Ce seuil peut être symbolisé par une valeur à ne pas franchir ou encore un plafond pour lequel il est important d'être alerté. Il est nécessaire de les identifier puis de définir leur forme (notification, alerte email, SMS, son,...) avant de les intégrer dans la construction du projet.
7 • Quelle source pour avoir la bonne information ?
C'est la notion de source de donnée qui est ici mise en lumière. La source de la donnée doit être clairement identifiée si vous voulez estimer la faisabilité du tableau de bord. Une fois cette source définie, une question subsidiaire doit également intervenir, celle de la méthode de récupération de cette donnée : avez-vous à votre disposition un fichier brut (CSV, XLS), un flux API, une base de donnée en ligne ? Répondre à ces deux questions vous permettra de rendre compte de la faisabilité d'intégration de certains KPIs, ou même de la possibilité de réalisation du dashboard en lui-même.
Nous vous conseillons de répondre par écrit à l'ensemble de ces 7 questions. Cela vous aidera à formaliser votre projet et définir les KPIs nécessaires à la réussite de votre tableau de bord. Aussi, le responsable du projet a tout intérêt à définir son rôle dans cet ensemble ainsi que le rôle des utilisateurs du futur tableau de bord. Une fois les objectifs, le plan d'action et les indicateurs formalisés, il ne reste plus qu'à produire votre dashboard et bien entendu : l'utiliser !
