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C’est une problématique que nous traitons régulièrement chez 10h11. En effet, beaucoup d'entreprises fonctionnent avec des processus qui sont saisis et suivis via Excel. Souvent ces processus sont fonctionnels mais leur industrialisation ou le croisement des différentes informations entre elles semblent délicats.
Aussi, retrouver un historique de ce processus de manière consolidée, c'est-à dire des données au même format et sans erreur, est difficile.
En somme, quelles sont les faiblesses d’un processus de travail par Excel ?
Localisation de l’information
Avec un fichier Excel, l’information est souvent partagée via un serveur interne ou un cloud permettant à chacun de télécharger le fichier Excel pour ensuite faire ses saisies et l’héberger de nouveau. Plusieurs problèmes apparaissent notamment l’accès à l’internet lorsque l’on est en télétravail ou sur un autre poste que son ordinateur du bureau.
Aussi, la dernière version du fichier Excel est souvent manquante ou un doute s’installe pour savoir si nous sommes biens sur la dernière version du fichier ou non. Enfin, plusieurs versions du fichiers co-existent avec certains fichiers ayant des saisies, d’autres non voir certaines méthodes de calculs différentes entre les cellules selon les fichiers.
Pour résumer, il n’existe pas de référentiel structuré et non modifiable par l’utilisateur sur lequel être sûr de s’appuyer.
Partage de l’information
Lorsque l’on souhaite partager certaines informations en lien avec le fichier Excel, c’est impossible. Ou bien, nous donnons à son interlocuteur l'ensemble des sources du fichier avec l’ensemble des règles. La notion de propriété intellectuelle ou encore de protection des actifs (calcul, matrice, modèles statistiques) est alors impossible. Cela devient rapidement gênant car l’interlocuteur peut avoir l’impression que vous lui cachez quelque chose ou bien lorsque vous remettez l’Excel, vous offrez tout votre savoir à l’interlocuteur. Ce n’est vraiment pas l’idéal dans les deux cas.
Analyse de l’information
Si vous souhaitez faire des statistiques sur un ensemble de fichiers Excel lié à un processus de travail (exemple : fiche de demande de crédit), il est souvent difficile de mener ses études à terme avec qualité. Pourquoi ?
Car la donnée est souvent normalisée de manière différente par chaque utilisateur du fichier Excel (exemple pour le nom d’un pays : “france”, “fra”, “fr”...). De plus, la version évoluant dans le temps, il est impossible de croiser les données et calculs entre chaque fichier en fonction des années...
Ces deux exemples ne sont pas exhaustifs mais sont révélateurs de la difficulté de procéder à une analyse statistique de qualité avec un processus de saisie de la donnée par Excel.
Comment remédier à ces faiblesses et enclencher un principe de digitalisation de son entreprise ?
Excel est un bon outil pour poser les bases de votre processus de travail. Une fois celui-ci validé, nous vous conseillons de gérer votre donnée via un processus de travail en back-office (connexion à une URL en mode SAAS) avec une interface de gestion pour les utilisateurs et pourquoi pas une interface de visualisation pour la direction ou le client.
Par ce phénomène, vous paliez aux différents problèmes :
Localisation de l’information
L’ensemble de l’information est stocké sur une base de données centrale, normalisée et accessible à tous via une URL web (avec identifiant - mot de passe et niveau d’accès par métier). Plus de problème de poste de travail ou de versionning, l’outil est mis à jour en temps réel et pour tous.
Partage de l'information
Vous ne partagez plus vos sources, vos données et vos règles de calcul, vous partagez uniquement une interface de gestion (tableau de bord, cartographie, fiche récapitulative) permettant à vos clients ou votre direction de visualiser l’information concernée. De plus vous pouvez mesurer l’appétence à cette information en fonction du nombre de fois où l’utilisateur revient sur cette interface.
Analyse de l’information
La base de données est centralisée, normalisée et sans erreur de saisie puisque l’interface de gestion de saisie est faite pour éviter toute faute de frappe en invalidant la saisie le cas échéant. Ainsi, vous pouvez croiser, analyser et mener des prévisions ou projections sur vos données stockées dans le temps. Plus vous utilisez ce nouveau procédé, plus votre base de données gagne en historique et donc en connaissance. Vos données prennent de la valeur et votre business aussi.
Lien vers le portail de cartographie : https://www.carto-na-international.fr/
